Саша Карепина «Деловое письмо в кризис: что должно измениться?»


Здравствуйте, дорогие друзья!

С Вами Анна Негода и проект www.NumberFirst.ru.

Сегодня у нас в гостях Саша Карепина — эксперт по деловой переписке, автор нескольких бестселлеров.

Из интервью Вы узнаете:

  • почему деловые письма важны именно в кризис;
  • какие две ошибки обычно допускают в письмах и какова их цена;
  • что изменить в письме, чтобы оно «работало»;
  • какие книги помогают писать четко, «без воды».

 

Анна Негода: «Алексндра, почему Вы считаете тему делового письма актуальной именно сейчас? Казалось бы, когда продажи падают, клиенты уходят, цены растут, не до таких мелочей, как правильные письма?…»

Саша Карепина: «Я больше 10 лет веду тренинги по деловой переписке и написанию продающих писем, и чаще всего такие тренинги заказывают в «тучные годы» — когда денег много, прибыль высокая, товар продается без всяких проблем. Когда же пояса начинают затягивать, всем становится «не до этого». Но это неверный подход.

Когда все и так хорошо, по большому счету неважно, как написать служебную записку, запрос, письмо с предложением товаров или услуг. Адресат спокоен, благополучен, он все прочитает и сделает выводы. А не прочитает и не сделает – не беда, найдутся другие.

А вот когда у всех стресс, когда чтобы оставаться на плаву, приходится в те же 24 часа делать втрое больше работы, когда никому никаких услуг и товаров не нужно – вот тогда важно писать правильно. И тогда цена ошибки растет.

Анна Негода: «А как это – «правильно»? Какие основные ошибки могут привести наше письмо прямиком в корзину?»

Саша Карепина: «Первая ошибка – отсутствие ясности, расчет на то, что адресат прочтет ваше послание вдумчиво и внимательно и во всем разберется. Мы опросили больше сотни руководителей, и абсолютное большинство из них в качестве самой главной проблемы переписки назвали сумбурность, запутанность, нелогичность письма.

Вот у вас случайно нет привычки читать письма с конца? У многих есть, потому что именно из концовки письма обычно становится ясно, чего от вас хотят в письме или что предлагают. Но сегодняшний, загнанный к концу рабочего дня читатель может и не дочитать до концовки.  Просто не захочет себя утруждать.

Гораздо надежнее использовать метод «суть->детали» и сразу сообщать, «зачем пришли».

Вместо «В настоящее время на рынке наблюдается спад продаж. Объем продукции, закупаемой одним клиентом, сокращается. Также наблюдается отток клиентов. Однако, ситуация может быть исправлена с помощью предлагаемых мною мер…» напишите: «Предлагаю комплекс мер для существенного улучшения ситуации в продажах. В настоящее время на рынке наблюдаются спад продаж и отток клиентов. Объем продукции, закупаемой одним клиентом, сокращается. Однако, ситуацию можно исправить, если делать то-то и то-то». Вероятность «достучаться» будет заметно выше.

Анна Негода: «Хорошо, с ясностью разобрались. На что еще важно обратить внимание?»

Саша Карепина: «Второй момент – тон, которым вы пишете письмо. Общаясь со спокойным, благополучным человеком, мы обычно говорим как получится. А вот когда собеседник взвинчен, напряжен, недоволен, мы более тщательно подбираем слова, чтобы ненароком еще больше не рассердить человека, не вызвать вспышку гнева, не нажить себе врага.

Та же картина и в переписке. В сложные времена особенно важно грамотно выбирать стиль письма. Начните свой отказ словами «Ваша просьба признана необоснованной и удовлетворена не будет», и вы враг. Напишите «К сожалению, мы не можем признать Вашу просьбу обоснованной и удовлетворить ее» — вы уже почти друг.

У меня на сайте есть несколько материалов о выборе стиля письма для разных жизненных ситуаций. Могу, например, порекомендовать статью «Любовник или чиновник» или материал «Письма с человеческим лицом». Именно сейчас они стали особенно актуальными.»

Анна Негода: «Получается, что в деловом письме довольно много «подводных камней». Где можно подробнее узнать о том, как писать правильно? Какие книги по деловой переписке стоит прочесть?»

Саша Карепина: «На западе издается достаточно много книг о деловой переписке, но не всегда рекомендации из них можно в чистом виде применять у нас. А вот отечественных изданий по этой теме практически нет. Собственно, чтобы заполнить пустующую нишу, я в свое время и написала свою первую книгу «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты». Буквально на днях вышла в свет вторая книга «Конструктор делового письма» — в ней много схем, подсказок, заготовок для написания писем.

Книга "Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты" Саша Карепина Книга «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты» Саша Карепина

 

Книга "Конструктор делового письма. Практическое пособие по эффективной бизнес-переписке" Саша Карепина Книга «Конструктор делового письма. Практическое пособие по эффективной бизнес-переписке» Саша Карепина

Кого еще можно рекомендовать? Мне очень нравится книга Тамары Воротынцевой «Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха» — ее легко приобрести в электронном варианте в Сети.

Книга "Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха" Тамара Воротынцева Книга «Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха» Тамара Воротынцева

Тем, кто часто пишет письма руководителям, можно посоветовать прочесть книгу Павла Безручко «Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц».

Книга "Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц" Павел Безручко Книга «Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц» Павел Безручко

Анна Негода: «Александра, спасибо, что уделили нам время и за экспертные советы!»

Саша Карепина: «Пожалуйста. Обращайтесь!»

Понравилась страничка? Поделись с друзьями. Им полезно, а нам приятно. Спасибо!

Оставьте комментарий. Ваше мнение очень важно для нас.